Estas son las estrategias y trucos más adecuados para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento:
1. Definir el objetivo y el formato
Es necesario, en primer lugar, definir los objetivos del evento de la forma más pormenorizada posible. Parece bastante obvio, pero vale la pena formular el objetivo con detalle. El formato del evento dependerá del concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido. Es bueno no quedarse atascado en los formatos tradicionales y abrir la mente a la innovación y a la creatividad.
2. Planificar
El plan debe incluir la logística, el contenido y la promoción del evento. Hay que crear un documento disponible para todo el equipo, donde cada miembro pueda ver las tareas de los demás y el panorama general. Es preciso preparar una lista de las tareas principales y de los pasos específicos que deben completarse. Es importante que en el plan se indique el cronograma: el tiempo requerido para completar cada tarea.
3. Priorizar el contenido
Aparte del lugar donde se realice el evento, lo verdaderamente importante son los temas que se van a tratar y la forma de exponerlos, es decir, el contenido. Un buen contenido sirve para lograr y mantener contactos de calidad, así como para obtener una verdadera rentabilidad y eficacia.
Con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de los invitados, hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos. Intenta sorprender a la gente y crea un efecto “wow” y supera sus expectativas en las cosas más comunes. Esto es exactamente lo que crea la sensación de un evento inolvidable.
4. Elaborar el presupuesto
Hay que detallar la lista de tareas y reflejarlas en el presupuesto. También vale la pena destinar una parte a gastos imprevistos. Ceñirse al presupuesto es, y mucho más en tiempos de crisis y recortes, no solamente una cuestión deseable, sino una auténtica necesidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar algún software específico y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.
5. Utilizar la tecnología
Hoy en día la tecnología aplicada a eventos está muy desarrollada. Las posibilidades son ilimitadas: audiovisuales, realidad virtual, mapping, etc. Todo ello puede contribuir a conseguir unos resultados, tanto de creación y difusión de contenidos como estéticos, realmente espectaculares. Todas estas técnicas proporcionan un gran abanico de propuestas originales e imaginativas y de nuevos formatos.
6. Comprobar la ubicación
Siempre hay que comprobar en persona el lugar donde va a celebrarse el evento y prever que, en caso de que ocurra algo inesperado, contamos con un plan B para celebrar el evento. Hay que tener en cuenta posibles imprevistos y disponer de un espacio alternativo para la organización del evento.
7. Asignar responsabilidades
Es muy importante distribuir las tareas entre los miembros del equipo, no solo en la etapa de preparación sino también durante el evento; conviene distribuir las responsabilidades por zonas y entregar a cada miembro del equipo un documento con las tareas asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un problema específico.
8. Comunicar el evento
No solo es importante el evento en sí, sino que hay que generar un flujo de comunicación constante antes, durante y después del evento. El tipo de evento, el público objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinarán el enfoque de marketing. Es importante crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales para llegar a los diferentes destinatarios.
9. Solicitar feedback
Una vez realizado el evento, es importante obtener feedback de los participantes. Esto puede realizarse tras la celebración a través de una encuesta o formulario, donde se evalúen aspectos como la logística, los oradores, las ubicaciones, las experiencias y el trabajo de los organizadores. Esta información ayuda a evitar errores y a mejorar la calidad de eventos futuros.
10. Recurrir a empresas especializadas
La complejidad de determinados eventos hace muy recomendable recurrir a empresas especializadas. De esta forma, se gana en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimización de recursos.
Cualquiera que sea el evento que se va a organizar, el principal consejo es mantener una actitud positiva y abierta a la creatividad y a las sorpresas. Con esto, ya hay muchas posibilidades de que el evento sea un éxito.
Fuente: MacGuffin.es
