1. Definir el objetivo y el formato

Es necesario, en primer lugar, definir los objetivos del evento de la forma más pormenorizada posible. Parece bastante obvio, pero vale la pena formular el objetivo con detalle. El formato del evento dependerá del concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido. Es bueno no quedarse atascado en los formatos tradicionales y abrir la mente a la innovación y a la creatividad.

2. Planificar

El plan debe incluir la logística, el contenido y la promoción del evento. Hay que crear un documento disponible para todo el equipo, donde cada miembro pueda ver las tareas de los demás y el panorama general. Es preciso preparar una lista de las tareas principales y de los pasos específicos que deben completarse. Es importante que en el plan se indique el cronograma: el tiempo requerido para completar cada tarea.

3. Priorizar el contenido

Aparte del lugar donde se realice el evento, lo verdaderamente importante son los temas que se van a tratar y la forma de exponerlos, es decir, el contenido. Un buen contenido sirve para lograr y mantener contactos de calidad, así como para obtener una verdadera rentabilidad y eficacia.

Con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de los invitados, hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos. Intenta sorprender a la gente y crea un efecto “wow” y supera sus expectativas en las cosas más comunes. Esto es exactamente lo que crea la sensación de un evento inolvidable.

4. Elaborar el presupuesto

Hay que detallar la lista de tareas y reflejarlas en el presupuesto. También vale la pena destinar una parte a gastos imprevistos. Ceñirse al presupuesto es, y mucho más en tiempos de crisis y recortes, no solamente una cuestión deseable, sino una auténtica necesidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar algún software específico y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.

5. Utilizar la tecnología

Hoy en día la tecnología aplicada a eventos está muy desarrollada. Las posibilidades son ilimitadas: audiovisuales, realidad virtual, mapping, etc. Todo ello puede contribuir a conseguir unos resultados, tanto de creación y difusión de contenidos como estéticos, realmente espectaculares. Todas estas técnicas proporcionan un gran abanico de propuestas originales e imaginativas y de nuevos formatos.

6. Comprobar la ubicación

Siempre hay que comprobar en persona el lugar donde va a celebrarse el evento y prever que, en caso de que ocurra algo inesperado, contamos con un plan B para celebrar el evento. Hay que tener en cuenta posibles imprevistos y disponer de un espacio alternativo para la organización del evento.

7. Asignar responsabilidades

Es muy importante distribuir las tareas entre los miembros del equipo, no solo en la etapa de preparación sino también durante el evento; conviene distribuir las responsabilidades por zonas y entregar a cada miembro del equipo un documento con las tareas asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un problema específico.

8. Comunicar el evento

No solo es importante el evento en sí, sino que hay que generar un flujo de comunicación constante antes, durante y después del evento. El tipo de evento, el público objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinarán el enfoque de marketing. Es importante crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales para llegar a los diferentes destinatarios.

9. Solicitar feedback

Una vez realizado el evento, es importante obtener feedback de los participantes. Esto puede realizarse tras la celebración a través de una encuesta o formulario, donde se evalúen aspectos como la logística, los oradores, las ubicaciones, las experiencias y el trabajo de los organizadores. Esta información ayuda a evitar errores y a mejorar la calidad de eventos futuros.

10. Recurrir a empresas especializadas

La complejidad de determinados eventos hace muy recomendable recurrir a empresas especializadas. De esta forma, se gana en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimización de recursos.

Cualquiera que sea el evento que se va a organizar, el principal consejo es mantener una actitud positiva y abierta a la creatividad y a las sorpresas. Con esto, ya hay muchas posibilidades de que el evento sea un éxito.

Fuente: MacGuffin.es

Fija objetivos

Debemos tener muy claro qué es lo que queremos conseguir con nuestro evento. No es lo mismo promocionar un nuevo producto que buscar inversores. Para cada uno de ellos realizaremos un tipo de evento diferente. Por ejemplo, para la presentación de un producto, podemos hacer un evento más distendido, más informal y con mayor número de asistentes, por otro lado, para la búsqueda de inversores serán eventos de carácter más privado para poder tener tiempo de establecer relaciones más fuertes.

Prepara el evento

Es importante conocer a los ponentes y participantes; buscar información sobre sus puntos fuertes, su trayectoria o sus intereses profesionales nos puede servir de gran ayuda, ya que de esta forma, podemos tratar de estar en contacto con los que más nos convenga.

Se proactivo

Si vas a organizar o asistir a un evento y vas a estar parado esperando a que la gente se acerque a ti, es mejor que te quedes en casa. En este tipo de encuentros es importante que seas una persona extrovertida y con iniciativa para comenzar a establecer relaciones. Ser reactivo no es una opción, debes darte al 100% y establecer la iniciativa y la ilusión por tu trabajo como tarjeta de presentación.

Controla tus emociones y muestra tus habilidades sociales y tu empatía

A la hora de iniciar una relación con un desconocido es importante mostrarse relajado y no dar a entender un interés exagerado. Hay que ser correctos y tratar de ganarse la confianza del interlocutor, así como ponerse en la piel de los demás y tratar de averiguar qué es lo que ellos buscan de nosotros y cómo podemos ayudarles.

Haz seguimiento

El networking en los eventos es una primera toma de contacto con personas afines profesionalmente, pero es fundamental hacer seguimiento para poder profundizar en la relación y llegar a construir una buena red de contactos. Enviar un correo electrónico tras el evento es una buena manera de hacerlo, puedes hacer referencia a algún tema de conversación que trataseis el día anterior o incluso sugerir una reunión en privado.

Iniciadores de conversación

Hay muchos juegos y trucos que sirven para romper el hielo e iniciar una conversación. Una buena idea muy dinámica es incluir en las mesas unas pequeñas pantallas en las que vayan saliendo preguntas relacionadas con el objetivo del evento celebrado. También se pueden lanzar en una pantalla gigante con un proyector, tras emitir un sonido de alarma para captar la atención de todos los asistentes.

Fuente: Venuesplace