Para realizar un presupuesto para fiestas y eventos, será necesario tener en cuenta hasta el más mínimo detalle, pues hasta la cosa más pequeña tendrá un efecto en el presupuesto que hemos destinado para la fiesta, por lo que necesitamos considerar lo siguiente:
Tipo de evento
En primer lugar, analiza el tipo de evento que vas a ofrecer y a quién está dirigido esencialmente, si se trata de una fiesta infantil entonces vas a querer que la decoración esté entorno a una temática infantil con juegos y demás, si es una reunión familiar entonces el lugar puede estar neutro y elegante, si es una reunión de empresa, un matrimonio, etc, la informalidad o formalidad del evento desempeñan un papel fundamental.
Datos básicos de la fiesta
Una vez determinado el tipo de evento o fiesta que vamos a realizar, tendremos que tener 3 datos básicos en cuenta que nos permitirán desglosar los siguientes aspectos, estos son: cómo se realizará la fiesta, cuándo se llevará a cabo y dónde se realizará.
Cómo: este hace referencia a la temática que se va a manejar, el orden y algunas veces incluye el protocolo del evento, teniendo en cuenta el horario y el tipo de evento que hemos establecido en el punto anterior.
Cuándo: tener fija una fecha, nos va a permitir evaluar espacios para la entrega de invitaciones, horarios de alquiler o decoración del lugar, etc.
Dónde: El espacio en el que se va a desarrollar el evento también es fundamental, pues de acuerdo a ello tendremos que alquilar o no un espacio, sea un salón comunal, una casa, una zona de un parque, etc.
Cantidad de invitados
Otro aspecto muy importante es la cantidad de personas que recibiremos, pues de esto dependerá la cantidad de alimentos, entradas, regalos, espacios, sillas, mesas y demás. Define el tipo de invitados que recibirás y anota un promedio de la cantidad de personas que podrías recibir, pues en muchas ocasiones aparecen más personas acompañantes o incluso menos, por si por algún motivo no pudieron asistir.
Bebidas y alimentos
El tipo de alimentos y bebidas que ofrezcamos va a depender del horario en el que se realice la fiesta. Si se trata de una reunión nocturna, en muchos casos las personas ya habrán cenado y bastará con ofrecer algo ligero y bebida, pero si se trata de una cena especial, entonces sí deberemos prestar más atención a este aspecto. Puedes decidir si eres tu quien se hace cargo de la preparación de los alimentos o si puedes contratar una casa de banquetes que tendrá el menú perfecto para la ocasión, contando que ellos disponen de meseros que la sirvan, si esta es tu elección, ten este costo en cuenta.
Decoración y material para la fiesta
Teniendo en cuenta la cantidad de invitados y la temática de la reunión, necesitaremos una serie de elementos que pueden variar. Necesitarás sillas y mesas para los invitados, posiblemente música y sistema de sonido, juegos inflables y recreativos para niños, actividades para adultos, en el caso de cumpleaños y matrimonios puedes necesitar recordatorios de fotos, álbumes de recuerdos y zona de notas, entre otros.
Servicio de transporte
En el caso de matrimonios, cumpleaños, u otro tipo de eventos fuera de las ciudades, etc, muchas personas optan por contratar un servicio de transporte que recoja y lleve a los invitados, así como será necesario transporte para el traslado de las sillas y elementos al lugar en el que se va a realizar el evento.
Considera una agencia de eventos
Una ayuda importante que podemos tener en cuenta son las agencia y organizadores de eventos, pues son ellos quienes se especializan en esta área y tienen la facilidad de proporcionar todo lo que pudieras necesitar sin que se te escape un solo detalle, pues su experiencia en el mercado y labor, les ha permitido crear una lista de contactos en la que tienen todo lo que buscas para tu fiesta.
Fondo de imprevistos
Aún con la mayor organización y creación de un presupuesto para fiestas, no estamos exentos de eventualidades o imprevistos que pueden presentarse en cualquier momento, y donde necesitemos un monto extra para cubrirlos, por lo que necesitaremos contar con al menos un 10% de los egresos totales, destinados a este campo.
Cotización total
Una vez tengas definido el tipo de evento o fiesta que quieres realizar, es momento de empezar a cotizar cada una de las cosas que vas a necesitar, de principio a fin. Investiga y ponte en contacto con las agencias y empresas de organización de eventos para ir calculando costos y saber qué te ofrecen y qué tienes que buscar por otros medios.
¡Aquí nuestro consejo!
Si tu idea es ahorrar lo que más pueda en la organización del evento en un presupuesto para fiestas, entonces conviene ser muy creativos a la hora de decorar el lugar, por lo que puedes usar pocos materiales que tengas en casa para decorar el lugar, como globos, guirnaldas, frases y letras con papel, recuerda que en Internet podrás encontrar ideas muy sencillas y que te ahorrarán mucho dinero para decorar el lugar.
Por otro lado, otra manera de ahorrar y usar lo necesario, es evitar lujos que se desperdicien o invitar a muchas más personas de las que realmente son especiales para nosotros, este es un error que puede disminuir el volumen de tu bolsillo, y eso sí, no olvides pedir confirmación de asistencia a tus invitados, así sabrás con quiénes cuentas.
Crear un presupuesto implica recrear el evento en nuestra mente para no olvidar absolutamente nada, así que imagina cómo sería tu evento para que ningún detalle importante se te escape en la creación de tu presupuesto para fiestas.
Fuente: negociosrentablesfx
